Как написать информационное письмо?

Информационное письмо

Как написать информационное письмо?

Информационные письма в любой организации представляют существенную часть от всей корреспонденции. Для того, чтобы научиться работать с ними, нужно понимать их назначение и разновидности. В данной статье мы рассмотрим, как написать информационное письмо.

Из данного материала вы узнаете:

  • какие бывают разновидности информационного письма;
  • для чего нужны информационные письма;
  • как написать информационное письмо.

Разновидности информационного письма

Прежде чем рассмотреть, как писать информационное письмо (образец доступен к скачиванию в конце статьи), давайте узнаем о его разновидностях. Условно информационные письма можно разделить на несколько категорий, каждая из которых содержит информацию определенного типа.

Виды информационных писем:

  • письма-сообщения (уведомления, извещения);
  • письма-заявления;
  • письма-предложения;
  • письма-напоминания;
  • письма-подтверждения;
  • рекламно-информационные письма.

Следует знать, что каждое информационное письмо может иметь сопроводительные письма, назначение которых заключается в уточнении или дополнении информации, изложенной в основном письме. Каждый вид информационного письма и их назначение рассмотрим более подробно далее.

Для чего нужны информационные письма

Исходя из названия видов информационных писем, можно определить их назначение и содержание. Письма-заявления сообщают о намерениях компании, отправившей данное письмо.

Письма-напоминания представляют собой образец информационного письма, содержащего информации об обязательстве выполнения каких-либо обязательств.

К примеру, если адресат должен произвести оплату, то письмо-напоминание может содержать информацию о сроках, сумме и реквизитах данной оплаты. Письмо-подтверждение свидетельствует о получении чего-либо (товара, оплаты, документов и т.д.).

Наиболее распространенной категорией информационных писем является письмо-сообщение. Оно может содержать информацию о смене реквизитов, графика работы организации, адреса и даже о смене руководителя. Также к таким письмам относятся извещения о смене стоимости услуг (тарифных планов), о предстоящем проведении совещания и т.д.

Рекламно-информационные письма отличаются наличием какого-либо предложения, услуг или акций. Они могут отличаться по оформлению от прочих видов информационных писем.

Следует отметить, что к данной категории также относится информационное письмо организации. Последнее также содержит определенную информацию и отличается тем, что адресуется сотрудникам (всему штату) компании.

Автором в данном случае выступает сам руководитель.

Как написать информационное письмо

Для оформления данного письма может быть использован бланк информационного письма (образец прикреплен) или оно может быть написано на обычном листе.

Во втором случае в левом верхнем углу необходимо разместить контакты организации-автора (наименование компании, адрес, электронная почта, номер телефона), дата и номер исходящего документа.

В случае, если данное письмо является ответом, то необходимо также указать номер и дату входящего документа, в ответ на которое отправляется письмо.

После сведений об авторе необходимо указать данные адресата. К ним относятся наименование организации и адрес. В случае, если письмо адресуется непосредственно сотруднику, нужно указать его фамилию, инициалы и должность.

Как составить информационное письмо (образец углового заполнения реквизитов)

Как написать информационное письмо (образец продольного нанесения реквизитов)

Укажите тему информационного письма. Например: “О проведении общего собрания акционеров”, или “О новой линейке продукции”.

В содержательной части письма должна быть указана информация, которую вы хотите сообщить. Так как это письмо – информационное, оно должно начинаться с формулировки: “Доводим до вашего сведения…”, “Извещаем/информируем вас о …”.

Избегайте многословности, пишите упорядоченно и кратко. Помните: типовое информационное письмо, например, о назначении нового генерального директора, должно занимать 4-5 строк.

Это касается и рекламных текстов – даже текст коммерческого предложения не должен занимать больше одного листа).

Если к информационному письму прилагаются дополнительные документы или материалы, в конце письма необходимо указать об этом.

Пример информационного письма

Отметим, что наиболее легким способом оформления является заполнение на готовом бланке. Форма информационного письма (образец и бланк) вы можете скачать по ссылке внизу страницы.

Рекомендуем материалы по теме:

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210854-qqq-17-m4-informatsionnoe-pismo

Виды писем — классификация писем в делопроизводстве (образцы с пояснениями)

Как написать информационное письмо?

Передача информации посредством текстового сообщения издавна была популярна и необходима.

В современном мире существует несколько видов писем.

Рассмотрим специфику создания и содержания базовых типов посланий.

  • Виды писем делового назначения
  • Письма информационной направленности
  • Другие
  • Служебные ответные письма
  • Какие бывают письма на почте
  • Письмо как вид речевой деятельности
  • Письмо Деду Морозу

Виды писем делового назначения

Одно из ключевых мест применения переписки – деловая среда. Компании регулярно обмениваются сообщениями друг с другом и внутри фирмы.

К базовым критериям классификации деловых писем относятся:

  1. Территориальный признак – в рамках города, страны или пары государств.
  2. Способ доставки – бумажная корреспонденция, факс и использование электронной почты.
  3. Статус субъектов – общение между юридическими и физическими лицами.
  4. Количество получателей – один объект или группа лиц.
  5. Предмет общения – вопросы руководства, судебные разбирательства, личный обмен сведениями и другие.
  6. Уровень регламентации – формальные (со строгой структурой) и неформальные послания.

Допустимо выделение и иных критериев классификации. Они базируются на проблемах, целях и иерархии решаемых вопросов.

Письма информационной направленности

Если единственной задачей сообщения является необходимость передать определенные сведения, то послание называет информационным. В зависимости от типа данных, тексты бывают нескольких разновидностей. Рассмотрим ключевые виды информационных писем.

Письмо-извещение

Извещение направлено на то, чтобы сообщить важные сведения группе лиц.

Например, всех сотрудников информируют о том, что состоится корпоратив и на него приглашены все работники с супругами. Иногда извещение бывает повторным, оно носит характер нарочного исправленного текста.

Письмо-реклама

Рекламные сообщения на русском языке – это краткое описание преимуществ товара или услуги, побуждающее совершить покупку.

Иногда уставные послания информируют исключительно об акциях и скидках.

Письмо-сообщение

Подобного рода послания в большинстве случаев содержат официальную информацию, предназначенную для широкого круга получателей.

В качестве примеров допустимо отметить разъяснение новых нормативных актов, сведения о графике работы.

Письмо-уведомление

Уведомление предполагает необходимость оповестить о важной официальной информации широкую аудиторию.

Нередко сведения печатаются в СМИ или внутри корпоративных изданий.

Письмо-напоминание

В материале содержатся сведения об определенном обязательстве человека или о договоренности.

Пример – всем участникам конференции за день до мероприятия пришло сообщение о том, что начало сессии в двенадцать часов. Они знали об этом и раньше, это было лишь напоминанием.

Сопроводительное или письмо-разъяснение

Сопроводительное сообщение является дополнением к конкретному пакету материалов или файлу.

Например, человек отправляет руководству годовой отчет, состоящий из десяти файлов. Чтобы проверяющему лицу было проще, сотрудник дополняет отправку посланием, в котором кратко зафиксирована суть каждой части отчета.

Другие

Остальные виды информационных писем так или иначе связаны с описанными текстами. Они отражают сведения и не предполагают получение ответа на него, например, циркулярное письмо о передаче документов.

Письма-прошений и предложений

В отличие от информационных сообщений письма-просьбы и предложения предполагают получение ответа. Они, как правило, заканчиваются призывом к конкретному действию. Рассмотрим ключевые типы подобных текстов.

Письмо-заявка

Желание участвовать в чем-либо или запросить конкретный товар или услугу формируется в виде заявки. Например, организация планирует быть членом экспо выставки и отправляет соответствующее текст в организационный комитет.

Иным вариантом является заказ продуктов у поставщика. Письмо иногда предполагает ответ, иногда нет – зависит от договоренностей между сторонами и существующего регламента.

Письмо-заказ

Сообщение заказ чаще выступает как ответ на предложение. Наряду с этим может быть и инициативным.

Пример – организация нашла нового поставщика ресурсов и сформировала заказ на несколько наименований.

Письмо-приглашение

При необходимости осуществить явку людей на мероприятие рассылаются пригласительные. Они бывают общего характера и персонализированные.

Зачастую используются официальные бланки. Например, представителей филиалов приглашают на встречу в головном офисе посредством электронного текстового файла.

Письмо-просьба

Прошение о чем-либо формируется посредством сообщения-просьбы.

Призыв к действию – шаг или письменный ответ. Пример – просьба о прохождении собеседования на более высокую должность.

Письмо-предложение

Форма инициативного послания, в котором формируется конструктивное предложение от одного человека другому.

В качестве примера отметим вариант, при котором отдел маркетинга предлагает проведение акции в новогоднюю ночь для привлечения новых клиентов.

Письмо с запросом

В деловой среде часто применяется подобный текстовый формат.

Идея в том, что в ответном письме описывается конкретный ответ на заявку. Например, руководитель отдела делает запрос в кадровое подразделение, с целью выявить дату устройства сотрудника на работу.

Письмо с претензиями или требованиями

В случае несоблюдения одной стороной установленных обязательств, другая, как субъект переписки, вправе направить либо претензию – выражение недовольства, либо требование – запрос на выполнение условий сделки. Разрешение конфликтов связано с урегулированием подобных вопросов.

Письмо-требование

В требовании указывается призыв к ранее оговоренному действию, которое не было выполнено в установленный срок. В конце послания указываются возможные санкции.

В качестве примера допустимо отметить сообщение из банка своему кредитору, не внесшему оплату по договору.

Письмо-претензия

Данный формат – это своего рода жалоба на нарушение условий и указание на необходимость возмещения ущерба.

Например, недовольный клиент, который столкнулся с бракованной продукцией, просит компенсировать ему затраты и моральный ущерб.

Служебные ответные письма

Так как ряд отправляемых текстов предполагает ответ от получателя, в деловой среде были введены формы писем с согласием и отказом. Они применяются для запросов, предложений, просьб и ряда других текстов.

Письмо-отказ

Несогласие предполагает отказ от того, что указано в послании.

Пример – руководство компании решило не принимать предложение маркетингового отдела и отказало в разработке рекламной компании.

Письмо-согласие

Если организация заинтересована в участии в мероприятии или внедрении какой-либо технологии, она отвечает согласием.

Например, администрация фирмы поддержала идею присутствия на экономическом форуме и согласилась на приглашение.

Служебные письма с подтверждением, гарантией, обязательством

В крупных компаниях принят оборот корреспонденцией. В большинстве случаев бланки имеют стандартную форму. Рассмотрим ключевые примеры служебных записок.

Письмо-рекомендация

Рекомендации применяются в корпоративном мире для оценки характеристик физических и юридических лиц.

Это своего рода пиар объекта для других. В качестве примера можно отметить рекомендательное письмо сотруднику при увольнении.

Письмо-подтверждение

Подтверждение направляется в случае, когда требуется подтвердить получение каких-либо данных.

Например, компания отправила запрос на участие, оргкомитет ответил, что принял их заявку, и она находится на рассмотрении. Переписка — залог того, что обращение не потеряется. Часто такие сообщения отправляются автоматически при получении письма.

Письмо-гарантия

Формат предполагает предоставление сведений о наличии обязательств компании перед третьими лицами. Направляется как партнерам, так и потребителям товаров и услуг.

Пример – фирма-производитель отправляет гарантийные послания клиентам о том, что в случае брака они обязуются компенсировать затраты в двойном размере и запрос о согласовании условий.

Этикетные письма

Этикетные письма, как правило, также имеют стандартизированную форму и используются многократно для типовых ситуаций. В образец вставляются персональные данные получателя и дата. Они не так формализованы, как распорядительное, но тоже обладают структурой.

Благодарность

На особые заслуги перед компанией допустимо использование разных позитивных санкций. Самая простая – благодарственное письмо.

Например, за высокие показатели по обороту сотруднику отправили электронный текст, выразив словами признательность и обоснование благодарности.

Поздравление

Небольшого формата текстовый файл, включающий добрые слова и пожелания лицу, у которого торжественное событие.

Пример – секретарь руководителя регулярно рассылает поздравления с днем рождения сотрудникам предприятия от имени директора.

Извинение

Подобный вариант часто применяется в отношении клиентов руководством компании.

Пример – потребитель не удовлетворен качеством оказанных услуг и сообщил об этом отделу по работе с клиентами. В ответ на это уполномоченные сотрудники отправили извинение в письменной форме.

Соболезнование

Когда в семье человека случается несчастье, принято направлять тексты, выражающие соболезнование.

Применяется в случае смерти работника или кого-то из его родных.

Какие бывают письма на почте

Почтовая система существует несколько столетий. С ростом населения возрастало и количество направляемых сообщений. Сегодня большая часть корреспонденции переходит в открытую онлайн среду. Но по-прежнему актуальны разновидности текстовых посылов.

Простое

Стандартный вариант предполагает использование конверта, марок и фиксации сведений об отправителе и получателе.

Недостаток – шанс утери послания, поэтому не рекомендуется применять для отправки важных документов.

Заказное

Преимущество заказного письма в том, что отправитель получит извещение о том, когда объект его получит.

Формат более надежен, особенно, если бланк с информативным приложением.

Заказное с вручением

Самые важные материалы стоит передавать с заказным письмом с вручением.

Сотрудник будет обязан проконтролировать, что сообщение в конверте получил именно тот, кто должен, и не будет нарушен процесс делопроизводства.

Заказное с описью вложения

Если есть необходимость проконтролировать, чтобы ничто из сведений не потерялось, используется пояснительный текст с описью.

Сотрудник почты вместе с отправителем составляет два экземпляра, каждый из участников забирает себе по бланку.

Письмо как вид речевой деятельности

В двадцать первом веке письмо приобретает все большую роль в общении между людьми, вытесняя даже живое взаимодействие, в том числе и в бизнесе. Социальные сети служат одним из главных инструментов коммуникации.

Современные компании не могут работать без электронного обмена сведениями. Исходящее сообщение направляется и партнерам, и клиентам, и ведомствам.

Письмо Деду Морозу

Одной из традиционных форм текста является послание Деду Морозу, которое пишут дети. Особенность в отсутствии четкой структуры сообщения.

, как правило, связано с желаниями подарков. Особенностью является то, что оно не носит договорный характер и не привязано к конкретному стилю и пишется в свободной форме.

Сегодня существует множество разновидностей текстов. Ключевые отличия связаны с содержанием и структурой текстовых сообщений. В корпоративном мире все большую популярность набирает оборот электронными письмами с приложениями.

Источник: https://1001student.ru/obshhestvoznanie/vidy-pisem.html

Информационные рассылки ⏩14 секретов оформления

Как написать информационное письмо?

«Каждое письмо, которое мы пишем,

должно содержать одну идею/ мысль»

Основная проблема маркетологов, что даже если идея проста, как всё гениальное, часто в емейл-рассылке стараются расписать побольше подробностей, нюансов, приукрасить и добавить что-то «необходимое». Из благих побуждений идея становится монстром – большим, неповоротливым существом, которое особо не меняет суть и ваша мысль останется хорошей, но попросту потеряется в ненужной информации.

Особенно это актуально для информационных рассылок. Некоторые маркетологи для обычного оповещения создают сложные шаблоны:

  • 3 колонки,
  • 5 разных размеров шрифтов,
  • 12 карточек товара,
  • детальное описание характеристик продукта… 

Согласитесь, довольно сложно сфокусироваться на чём-то одном в таком письме:

А ведь текстовые письма могут быть красивыми и эффективными!

Как составить информационное письмо, чтобы его прочитали

Много написано, рассказано и отснято видео о том, как сделать красивый и эффективный шаблон, а вот тексту информационных рассылок уделяют совсем мало внимания. Давайте исправим это и раскроем небольшие секреты написания и оформления текста.

1. Одно письмо – одна мысль

Помните старую юмористическую сценку: ” Я тут нотки принёс… Тут играть, тут не играть, а тут рыбу заворачивали” Желательно, чтобы ваш емейл не создавал такое же ощущение у клиента. 

Постарайтесь первой фразой максимально заинтересовать клиента, чтоб он продолжал читать от предложения к предложению. Каждая последующая фраза должна ещё больше усиливать интерес перейти на сайт.  

Рассылка Викиума – яркий пример того, как делать нужно. Сначала идёт яркий заголовок, затем анимация и только потом шесть строк + кнопка СТА, которые разжигают любопытство.

Тем более, если вы отправляете Plain-text – эти письма чаще всего используются, когда подразумевается личная коммуникация и хорошо, если сразу понятно о чем говорит собеседник.

На обработку рекламы в популярных журналах человек тратит 1,7 секунды. Реклама в отраслевых изданиях – 3,2 сек. Плакат – 1,5 сек. Реклама в письме – 2 сек. Реклама на баннере – секунда. Очевидно, что маркетинговые сообщения нужно доносить молниеносно.

– Фил Барден

Чем проще вы объясните, что хотите от подписчика, тем выше шанс, что он выполнит целевое действие.

Пример рассылки от компании, которая занимается ювелирными изделиями. Такое впечатление, что клиенту пришло личное письмо. Оформление довольно несложное: всего одна ссылочка, подпись, все вместилось в первый экран просмотра.

В эру мобильных устройств не нужно объяснять, что много информации пользователи потребляют именно с телефонов и планшетов. Абзацы из одного-двух предложений уже становятся правилом хорошего тона.

Попробуйте расположить информацию подобным образом, как у ЛингваЛео – три абзаца / две строчки / два предложения. Особого внимания заслуживает кнопка с призывом – это лишь маленькая шалость, лёгкий акцент. Например, к первому апреля компания запустила рассылку с тем как можно майнить в их обучающем сервисе. Здорово, когда можно подшучивать с подписчиками и они готовы к этому 🙂

Курсив, жирный, зачёркнутый шрифт пусть будет в помощь. Экспериментируйте в пределах разумного с размером, цветом и внешним видом текста.

В примере theSkimm хорошо выстроена композиция с комбинированием разных элементов. мысль всегда оформлена в цитату и видна в первом скрине письма.

Так информация выглядит более понятной и легче воспринимается читателями.

У кого же ещё учиться, как не у Дениса Каплунова? Быстро, просто и понятно сильно не вчитываясь. 

Только не до такой степени, чтобы внешне это походило, что шаблон разъехался.  

Редактор Мегаплана использует разные приёмы: сдвигает абзац вправо, добавляет цитаты, играется с фоном под текстовыми блоками. Зачастую это выглядит своеобразно и органично. 

2. Изображения, картинки, рисунки

Как о человеке, так и о письме – первое впечатление зачастую визуальное. Следует помнить, что до 90% информации воспринимается именно визуально. Поэтому в вашем письме должно быть все прекрасно, а главное – понятно для пользователя даже при беглом взгляде.

После того как “причесали” текст, время позаботиться о другой стороне подготовки письма – графическому оформлению. 

Бывает, подобрать соответствующую картинку сложнее всего, ведь правильная визуализация задаёт атмосферу всему письму. Поэтому откажитесь от стоковых изображений, особенно тех, что с вотермарками – они только ухудшат восприятие емейла.

Если взглянуть на рассылку Work.ua, структура очень чёткая и понятная за счёт грамотного расположения элементов. 

Вы уже знаете, как важны картинки для усиления текста, не менее важно уметь иллюстрировать свои мысли и в письмах. 

У Мегаплана всегда есть комиксы, карикатуры, инфографики и т. д., которые упрощают письмо и нацелены на то, чтобы объяснить / напомнить подписчику какое-то определение или понятие.

Само собой, что в письме пока видео не воспроизводится в силу технических причин, но ведь можно его анонсировать и дать ссылку на сайт. 

Такое письмо мы отправляли нашим пользователям перед тем как обновить интерфейс системы. Секрет конверсионной рассылки в том, чтобы из письма вести не на , а на сайт, где уже есть отдельная статья со встроенным видео.

Самое приятное в этом процессе, что скриншот из видео добавляется в нашем редакторев несколько кликов. Вам нужно только указать ссылку.

Из неё сгенерируется скриношт, как Аль-текст подставится название – останется только выбрать формат отображения.

Можно такой подход использовать для развлечения подписчиков, как в примере Puzzle English.

Ещё лучше, когда гифками в емейл-рассылке вы заменяете минивидео в самом письме. Например, показывая инструкцию к какому-либо товару.

3. Общая композиция

Даже если ваши элементы по отдельности шикарны, иногда случается такое, что вместе они, ну, никак не дружат. Рассмотрим элементы, которые важно между собой сочетать. 

Основная задача не часами удерживать подписчиков в письме, а заполучить переход на сайт / соц.сети и выполнение целевого действия.

Оставьте сложные структуры для сайта. Всё что вам надо — короткая, чёткая информация, которую легко и интересно читать.

Запомните, клиенты не понимают намёков и могут не догадаться что от них хотят. В лучшем случае, такое письмо оставят «на потом», но скорее всего – просто удалят, не просматривая содержимое. Добавляйте кнопки СТА в письмо, ненавязчиво подталкивая к действию.

Как показывает пример, на последнюю кнопку пришлось больше всего кликов. Кнопки призыва к действию способны привлечь внимание, заинтересовать и увести на сайт. К тому же, у вас появится хороший повод проанализировать частоту переходов и вызванный интерес.

Краткость в емейл-рассылках не означает короткий шаблон. Это умение за считанные секунды объяснить свою мысль, не используя ни одного лишнего слова.

Да-да, обычные ссылки в тексте. На них тоже кликают и они для читателей не менее интересны, чем другие элементы писем. 

Если вы обратили внимание, на анимированного мужчину с голым торсом пришлось 9% кликов, а на неприметную ссылочку – 6%. 

Использовать в темах писем смайлики стало модно, но кто сказал, что этого нельзя делать внутри содержимого? Посмотрите, как можно приукрасить новостную рассылку.

Один маленький смайлик способен передать нужную эмоцию тексту и выделить главные мысли текста.

Наверняка не нужно говорить, что у письма должно быть человеческое лицо. Особенно, когда дело доходит до информационных писем. 

При составлении текста для рассылки таких электронных писем обязательно соблюдайте последовательные правила:

  • Укажите кто обращается (фирма, организация, частное лицо),
  • С какой целью вы прислали это письмо (в каком контексте),
  • Что именно вы хотите предложить,
  • Как с вами можно связаться (телефон, факс, email).

Всё-таки с человеком приятнее общаться, чем получать безликое предложение. 

Вместо послесловия

В письме оставьте только самое важное и разместите ссылку на более подробную информацию для тех, кого заинтересовала идея. Следует помнить — текст должен вмещать в себе ровно столько информации, чтоб человеку захотелось узнать больше и в итоге перейти на ваш сайт. Все сложности и детали лучше оставить для сайта, именно там они сработают замечательно.

Если вы хотите научиться создавать крутые инфописьма – вдохновляйтесь примерами рассылок других компаний, а особенно – подпишитесь на Austin Kleon. Здесь всё прекрасно, особенно финальная картинка:

Старайтесь сделать содержимое коротким, а содержание богатым!

До новой встречи 😉

Источник: https://esputnik.com/blog/14-prostyh-pravil-oformleniya-informacionnyh-pisem

Как написать информационное письмо: образцы и рекомендации

Как написать информационное письмо?

  1. Разновидности инфо-писем
  2. Оформление
  3. Примеры

Информационное письмо – это, по сути, классическое деловое послание.

Оно не имеет специфической цели – с помощью информационных писем можно уведомлять партнёров о каких-либо изменениях внутри вашей компании, предоставлять на их «суд» ваши новые услуги и товары, напоминать контрагентам о выполнении обязанностей по договору с вашей стороны… Словом, это обычное деловое сообщение, которое пишется в свободной форме, но ограничено нормами деловой переписки.

Разновидности инфо-писем

  1. Письма-сообщения. Они представляют собой уведомление (извещение) о каких-то процессах. Например, об изменении цен на ваши товары или услуги, о смене гендиректора или реквизитов фирмы (в том числе банковских), о заключении договоров, увеличении объёма поставок и т.п.
  2. Письма-заявления.

    В них речь идёт о том, что собирается предпринять адресант в ближайшем или отдалённом будущем. Например, повысить цены, прекратить сотрудничество с адресатом или самоликвидироваться.

  3. Письма-подтверждения.

    Тут всё скучно и банально – «здравствуйте, Иван Иванович, товар получил, сопроводительные документы к нему тоже прислали, спасибо, всего доброго».

  4. Письма-напоминания. В них адресату сообщается, что тому нужно что-то сделать – например, выполнить свои обязательства по договору.
  5. Рекламно-информационные письма.

    Как правило, они самые длинные и часто напоминают коммерческие предложения. Чтобы эти послания кто-нибудь прочитал, они должны быть хоть немного интересными и не слишком банальными.

Эта классификация условна, но в целом даёт представление о функциях инфо-посланий.

При необходимости к письмам можно прилагать дополнительные материалы. Очень часто письма-сообщения (как и рекламно-информационные) отправляются по просьбе партнёров и других заинтересованных лиц.

Образец информационного письма вы можете найти здесь .

Оформление

Структура и реквизиты инфо-письма стандартны, как и правила составления. В «оформительском» смысле информационные послания должны соответствовать всем нормам деловой переписки. Алгоритм же их написания довольно прост.

  1. В левом верхнем углу бланка указываются реквизиты вашей фирмы – название, юридический адрес, контактные данные и т. д. Можно заполнить эти сведения вручную, заранее пропечатать в файле-образце или просто поставить штамп компании, если он у вас есть. Штамп содержит все нужные реквизиты, и дополнительно вам придётся указать лишь дату составления письма и его исходящий номер. Если вы пишете ответное письмо, обозначьте рядом дату и номер входящего документа.
  2. В правом верхнем углу нужно указать сведения об адресате. Обычно здесь можно обойтись должностью и ФИО руководителя-адресата, но в идеале следует прописать ещё и название самой компании вкупе с адресом её нахождения (включая индекс).
  3. По центру напишите заголовок, отражающий тему и содержание письма (например, «О возникших в процессе поставки сложностях», «О результатах совещания»).
  4. В содержательной части изложите информацию, которую хотите донести до получателя. Начинайте текст с фраз «информируем вас о…», «доводим до вашего сведения, что…», «извещаем вас о…». Старайтесь избегать многословности, пишите лаконично и упорядоченно, не перескакивая «с пятого на десятое». Не забывайте: если суть можно изложить в пяти предложениях, не надо исписывать целый лист. Это касается, кстати, и рекламных текстов (даже коммерческое предложение не должно занимать больше одного листа). Написанное по типовому образцу информационное письмо о смене директора, например, занимает буквально 4–5 строк.
  5. Если вы прикладываете к посланию какие-либо документы или другие дополнительные материалы, перечислите в конце содержательной части все приложения. Дайте к ним краткие пояснения, если нужно. Укажите количество листов в прилагаемых бумагах.
  6. Завершите письмо формулировкой «С уважением…» (или любыми аналогичными). В самом конце нужно указать должность отправителя и его фамилию с инициалами. Отправителем может быть руководитель, его заместитель либо делопроизводитель. Если написанием и отправлением деловой корреспонденции занимаетесь лично вы, ставьте свою подпись. Если же вести переписку уполномочен кто-либо из ваших сотрудников, можно указать в качестве отправителя его. А иногда инфо-письма рассылаются десяткам и сотням людей сразу (например, всем клиентам фирмы). Расписываться на каждом из них – задача не самая приятная. В таких случаях можно обойтись и без неё.

Важный момент: вместе с информационным письмом можно отправлять документы любого типа – договора, учредительные акты, квитанции, рекламные материалы, прайс-листы и т.д. А ещё довольно часто в информационных посланиях приходится оперировать выдержками из нормативных документов и правовых актов, так что при необходимости привлекайте к составлению писем специалистов.

Примеры

Образец информационного письма о смене банковских реквизитов выглядит он примерно так:

«Уважаемый Владимир Петрович!

Извещаем вас о том, что у нашего ООО «Какая-то фирма» изменились реквизитные данные в обслуживающем банке.

Новые реквизиты:

к/с 30157710200000000704

р/с 65462810810000002774

БИК 044895627

Прошу Вас с сегодняшнего дня все платежи производить по указанному счету».

Информационное письмо о деятельности компании является рекламным материалом, так что желательно поручить его написание штатному или внештатному рекламщику.

Впрочем, при наличии должного навыка его можно составить и самому, тем более что дело нетрудное. Напишите, что у вас за фирма и чем она занимается, какую пользу может извлечь получатель из сотрудничества с вами – словом, всё стандартно.

В два абзаца уложиться не получится, оптимальный объём – около одной страницы.

И не забывайте о том, что письма должны быть напечатаны на вашем фирменном бланке. Это общее правило оформления всей исходящей деловой корреспонденции.

Проект компании «МедиаКит»

Источник: https://dezhur.com/db/docs/examples/pisma/kak-napisat-informacionnoe-pis-mo-obrazcy-i-rekomendacii.html

Информационное письмо о деятельности компании: образец, как составить

Как написать информационное письмо?

Бизнес юрист > Корпоративное право > Информационное письмо о деятельности компании: образец, как составить

Информационное письмо относится к разновидности делового послания, целью которой является уведомление партнеров по бизнесу о каких-либо изменениях, произошедших в компании. Написание письма требует соблюдения норм деловой переписки.

Как происходит оформление деловых писем

Оформление деловых писем

Поддержание деловых отношений с партнерами по бизнесу напрямую связано с грамотным применением правил деловой переписки, требующей корректного оформления и соблюдения общих правил бизнес-этикета.

Перед написанием делового документа следует определить, какая информационная цель и основная мысль в него закладывается.

К деловому письму предъявляются общие требования относительно оформления:

  • Текст письма обязательно печатается на фирменном бланке компании.
  • Соблюдение полей (отступов) – справа 1,5 см и слева 3 см.
  • Указание сведений об адресате письма, дате, месте отправки и регистрационном номере.
  • Изложение заголовка, цели и сути обращения.
  • Наличие в конце письма подписи лица, его отправляющего и печати компании.
  • Использование для оставления текста шрифта Times New Roman с 12-м размером и одинарным интервалом.

Наиболее распространенными письмами, которые можно отнести к деловой переписке, являются:

  • Оферта. Содержит предложение о возможном выгодном сотрудничестве или выступает в качестве предварительного этапа, предшествующего заключению основного договора.
  • Гарантийное письмо. Несет в себе сведения об обязательствах, например, о выполнении условий заключенного соглашения, переводе денежных средств и пр.
  • Информационное письмо. Включает различные сведения информационного характера, целью которых является донесение до адресата о произошедших или планируемых изменениях, возможных предложениях и пр.

Чтобы не терять время на составление писем, за основу следует взять общий образец, подходящий для любого из видов деловой переписки.

Информационные письма

Информационные письма

Информационные письма могут применяться в следующих случаях:

  • Для рассылки рекомендаций, предложений, разъяснений различных сведений со стороны органов власти и управления в адрес подведомственных организаций различного типа. Такие письма можно назвать методическими.
  • Для донесения сведений о предстоящих или уже произошедших изменениях в деятельности компании или организации. Такие письма отправляются в адрес контрагентов.
  • Информационные письма могут иметь приложения. письма может составлять от пары абзацев до нескольких страниц.

К видам информационных писем, наиболее часто применяемых в процессе работы компаний, относятся:

  • Обращение. Является видом уведомления или извещения о каких-либо происходящих изменениях в процессах деятельности. Например, компания изменила цены на товары или услуги, произошла смена руководства или реквизитов и пр.
  • Заявление. Содержит сведения о предстоящих изменениях в компании. Например, о расторжении деловых отношений с контрагентом, ликвидации компании и пр.
  • Подтверждение. Указывается об уже совершенном действии, требующем подтверждения. Например, о том, что получен товар, на счет поступили денежные средства, документы отправлены и пр.
  • Напоминание. Название письма говорит само за себя. Адресату напоминается о том, что он должен сделать в ближайшее время. Например, подписать договор, оплатить выполненные работы или услуги, погасить задолженность и пр.
  • Реклама. Такие письма носят рекламно-информационный характер и относятся к разновидностям коммерческих предложений. Объем сведений таких документов обычно большой, само содержание должно иметь интересную суть, способную заинтересовать адресата.

Такая классификация информационных писем носит условный характер и передает саму их суть и функции.

Такие письма отправляются либо почтой, либо путем электронной интернет рассылкой.

Структура письма

К информационным письмам о деятельности компании применяются общие требования, правила и нормы о деловой переписки.

Образец информационного письма о деятельности компании составляется следующим образом:

  • С левой стороны, в верхнем углу документа указываются реквизиты компании (наименование, адрес, телефоны и пр.). Заполнение может производиться вручную, с помощью компьютерной техники или путем проставления штампа компании, содержащего все необходимые реквизиты. Если у компании имеется стандартный фирменный бланк, то ничего лишнего писать не нужно, так как все сведения уже заранее в него занесены.
  • Правый верхний угол должен содержат сведения об адресате. Указывается его наименование, адрес (если письмо отправляется в адрес другой компании), ФИО и должность лица, которому отправляется документ.
  • Делается небольшой отступ и посередине пишется заголовок, указывающий на тему и суть письма.
  • Ниже заголовка пишется содержательная часть информационного письма, то есть указывается то, что отправитель хочет донести до адресата.

Информационное письмо

Начинать обращение лучше со слов «хотим донести до Вашего сведения…» или «информируем вас о …» и пр. Следует избегать многословности, все предложения должны иметь четкую, лаконичную структуру. Смысл написанного не должен теряться через несколько прочитанных предложений.

Лучше изложить суть в нескольких строчках (достаточно 3-5), чем описывать все на большом количестве листов. Это правило касается также рекламных текстов и коммерческих предложений, которые по своей сути, должны заинтересовать адресата с первой строки.

Если письмо имеет приложения, в его конце всегда указывается их перечень. Если потребуется, то можно дать им краткое пояснение или описание. Для приложений, состоящих из нескольких листов, указывается их точное количество. В качестве дополнений к письму могут идти договора, квитанции, рекламные материалы и пр.

Завершает письмо обычно стандартная фраза, начинающая со слов «С уважением…». В конце ставится должность и инициалы отправителя.

Уполномоченным на подписание такого документа может быть не только директор компании, но и его заместители, делопроизводители, иные лица, имеющие на это право.

Если письмо рассылается более десяти корреспондентам, то ставить подпись необязательно, так как это займет достаточно много времени. Тем более что в век современных технологий, многие письма рассылаются через электронную почту.

Такой способ очень удобен и значительно экономит время не только отправителя, но и адресата.

Если информационное письмо требует упоминания выдержек из нормативных актов или указания на статьи законов, то к его составлению следует привлечь специалиста, что их применение было использовано правильно.

Написание информационного письма о деятельности компании можно доверить простому штатному работнику. Если документ несет в себе рекламную информацию, то для его написания не запрещается привлекать специальные рекламные агентства.

Все письма пишутся только на фирменном бланке компании.

Для того, чтобы письмо заинтересовало адресата, следует придерживаться общих правил деловой переписки. Не стоит забывать, что от того, как будет преподнесена суть деятельности компании или обращения, может зависеть судьба компании, ее дальнейшее развитие, перспективы сотрудничества с более выгодными контрагентами и пр.

Информационное письмо является неотъемлемой частью работы любой компании, строящей свой бизнес на правильных началах.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: http://PravoDeneg.net/corporate/informatsionnoe-pismo-o-deyatelnosti-kompanii-obrazets-kak-sostavit.html

Образцы информационных писем

Как написать информационное письмо?

Информационное письмо практически всегда составляется по единой схеме. Сначала необходимо уточнить адресата, который должен в первую очередь ознакомиться с этим документом, затем составить название и собственно текст обращения. На практике существует довольно много разновидностей информационного письма. Готовые примеры этого документа и правила его составления можно найти в статье.

Скачать образец и пример информационного письма можно в конце статьи.

Ранее мы приводили 5 примеров составления деловых писем, в дополнении к этой информации рекомендуем ознакомиться с ними, по этой ссылке.

Структура информационного письма: 5 обязательных разделов

Информационное письмо относится к одному из наиболее распространенных видов деловых писем. Его основная задача – передать конкретную информацию конкретному лицу:

  • подчиненным;
  • коллегам;
  • партнерам;
  • клиентам;
  • потенциальным клиентам.

На практике принято соблюдать определенные требования к структуре и тексту документа. Он составляется только в официально-деловом стиле, отличается небольшим объемом (чаще всего 1 страница), отсутствием эмоционально окрашенных фраз и просторечных выражений. Обычно текст составляют по такому плану:

  1. В верхнем правом углу прописывают должность и ФИО лица, которому адресовано сообщение. Обычно это главный директор предприятия, который в дальнейшем должен ознакомить с текстом письма всех работников либо часть коллег.
  2. В левом верхнем углу указывают номер и дату, которая прописывается в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
  3. Затем следует собственно текст – это и есть основное содержание документа. Обычно он начинается с фразы: «Настоящим уведомляем Вас о том, что…». Далее в одно или несколько предложений прописывают суть уведомления (нередко используют нумерованный список).
  4. При необходимости после текста прописывают приложения – список документов, которые прилагаются к сообщению.
  5. Далее автор-отправитель указывает свою должность, название компании, ставит печать и подпись, расшифровку подписи (фамилия, инициалы).

В дополнении к этому материалу рекомендуем ознакомиться с образцом составления сопроводительных писем к документам, подробности смотрите здесь.

Виды информационных писем: 5 готовых образцов

Можно выделить довольно много видов информационных писем. Основным их назначением является информирование собеседника, что может предусматривать выполнение самых разных задач – уведомление, заявление, подтверждение намерений, сообщение рекламного характера (коммерческое предложение) и многое другое.

Извещение (уведомление)

Основная задача – уведомить клиента, партнера, коллег, сотрудников филиалов, других подразделений о важнейших событиях компании, ожидающихся в ближайшее время:

  • смена директора, главного бухгалтера и др. сотрудников;
  • смена реквизитов;
  • смена юридического или фактического адреса;
  • подготовка к проведению инвентаризации;
  • изменение рабочей недели, сокращение часов и т.п.

Также отправитель может сообщать и о каких-либо неформальных событиях – подготовка к корпоративу, празднованию юбилея компании, выставке и т.п.

Подтверждение намерений

Это письмо может служить в качестве информационного повода «напомнить» о себе либо просто подтвердить намерения в ответ на запрос.

Например, компания ведет переговоры о заключении сделки, но в разное время по каким-то причинам периодически прерывала их.

В дальнейшем руководство пришло к выводу, что сделка действительно окажется выгодной, поэтому в адрес партнера можно направить письмо о подтверждении намерений.

Разъяснение

Такое письмо обычно поступает от государственных органов и ведомств – ФНС, ФАС, МЧС, Роструд и многие другие. По образцу этих документов собственное письмо может составить и компания. Основное назначение текста – детально разъяснить свою позицию при возникновении разногласий (либо для их предупреждения).

Напоминание

В таком письме партнер стремится предупредить другого партнера о завершении сроков перечисления аванса или окончательной оплаты по договору поставки, оказания услуг и т.п. Нередко составление этого документа становится последней мерой, после чего компания вынуждена обращаться в суд – соответствующее предупреждение также можно включить в состав текста.

Рекламное письмо (коммерческое предложение)

При составлении коммерческих предложений разрешается и даже приветствуется более неформальный стиль текста и оформления сообщения.

Основная задача документа – привлечь внимание собеседника и вызывать у него желание узнать о товаре или услуге больше, т.е. заинтересовать и побудить к контакту.

Ошибочно думать, что коммерческое предложение сразу способно «продать» товар. На самом деле его главная задача – «продать» встречу или телефонный звонок.

Скачать образец и пример информационного письма:

Скачать образец простого информационного письма для компании (word)

Пример информационного письма (word)

ссылкой:

(4 4,75 из 5)
Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/informacionnoe-pismo-obrazec-sostavleniya/

Путь права
Добавить комментарий